Ordini, magazzino, commesse e fatturazione elettronica nello stesso programma, con le schermate e i nomi che usate già in azienda. Lo installiamo sul vostro server e lo colleghiamo ai programmi che avete.
Le giacenze in un foglio, le commesse in un altro, i prezzi speciali in una vecchia email. Quando chi li aggiorna è in ferie, nessuno sa più quale sia la versione giusta.
Portiamo nel gestionale quello che oggi vive nei fogli di calcolo. I file si abbandonano uno alla volta, quando il modulo che li sostituisce funziona davvero.
Campi usati per scopi diversi da quelli previsti, passaggi in più per aggirare un limite, personalizzazioni pagate a parte che a ogni aggiornamento vanno rifatte.
Prima di scrivere codice passiamo del tempo con chi userà il programma. Le schermate hanno i vostri nomi e seguono l'ordine in cui fate le cose.
Dati su server esterni, formati chiusi, canoni che salgono ogni anno. Alla fine si resta perché uscire costa troppo.
Usiamo un database SQL comune e ne descriviamo la struttura per iscritto. I dati li esportate in Excel quando volete, e se un giorno volete affidarli a un altro sviluppatore, potete farlo.
Ogni azienda ne usa una combinazione diversa. Questi sono quelli che ci chiedono più spesso; se vi serve altro, si sviluppa.
Clienti, fornitori, articoli e listini, ognuno con il suo storico.
Il preventivo accettato diventa ordine, l'ordine diventa DDT. Nessuno ricopia i dati da un documento all'altro.
Le fatture partono verso lo SDI dal gestionale, e per ognuna vedete se è stata consegnata o scartata.
Giacenze, movimenti, lotti e scadenze. E la risposta alla domanda più frequente: dove si trova quel pezzo?
Ore, materiali e avanzamento di ogni commessa, per capire se ci state guadagnando mentre il lavoro è ancora in corso.
I numeri che guardate ogni lunedì mattina, già pronti quando aprite il programma.
Il magazziniere non vede i margini, l'amministrazione sì. Ognuno lavora su quello che gli compete.
Il responsabile di magazzino avvisa l'ufficio che un ordine è fermo senza passare da WhatsApp. Chat dirette e di gruppo con allegati e notifica sul telefono, e le conversazioni restano sul server dell'azienda, non sulle app personali.
Lo stesso gestionale in ufficio, in magazzino e quando siete dal cliente.
Un gestionale pronto costa meno all'inizio. Uno su misura di solito costa meno negli anni, ma solo se il vostro modo di lavorare non è standard. Qui sotto trovate le differenze principali.
| Gestionale su misura | Gestionale standard | |
|---|---|---|
| Costo iniziale | Più alto, perché è un progetto | Più basso (licenza e configurazione) |
| Tempi di avvio | Settimane o mesi, a seconda dei moduli | Rapidi, se il prodotto va bene così com'è |
| Aderenza ai processi | Alta, perché lo progettiamo sui vostri processi | Vi adattate voi al software |
| Personalizzazioni | Fanno parte del progetto | Spesso costose, a volte impossibili |
| Dove sono i dati | Sul vostro server, in azienda | Spesso sul cloud del fornitore |
| Costi nel tempo | Canone di assistenza | Canoni di licenza, spesso per utente |
| Integrazioni | Con i software che usate già, verificate in analisi, e anche con le macchine | Quelle previste dal prodotto o dai suoi moduli a pagamento |
Se lavorate in modo standard, un gestionale pronto può bastare, e nel primo incontro ve lo diciamo apertamente. Il su misura ha senso quando il vostro modo di lavorare è proprio quello che vi distingue dai concorrenti.
Capita spesso che non serva un gestionale nuovo. Basta che l'e-commerce passi gli ordini al gestionale, o che il magazzino sappia cosa è stato fatturato, senza che qualcuno ricopi i dati a mano ogni sera.
Per prima cosa guardiamo cosa permette il vostro software. Se ha delle API usiamo quelle; se non le ha, ci sono i file di scambio automatici o la lettura del database, che facciamo in sola lettura dove scrivere sarebbe rischioso. In qualche caso serve una licenza API del vostro fornitore, e allora ve lo diciamo subito. Già dal primo incontro sapete cosa si può collegare e in che modo, prima di spendere un euro.
Quando servono anche i dati delle macchine li leggiamo noi, perché veniamo dall'elettronica industriale.
Il Gestionale AB tiene insieme preventivi, commesse, DDT, fatture, pagamenti e magazzino. Gira sul server dell'azienda, è collegato direttamente allo SDI e si usa da PC Windows e da tablet e telefoni Android.
I dati stanno nella sede dell'azienda e non dipendono da un fornitore cloud. In ufficio si continua a lavorare anche quando la connessione a internet cade.
Passiamo del tempo con chi userà il gestionale e capiamo cosa funziona già e cosa no. Il primo incontro di analisi è gratuito.
Prima dello sviluppo vero vedete le schermate principali e ci dite cosa cambiereste.
Rilasciamo un modulo alla volta, così quello che è pronto si usa subito.
Portiamo i dati dal vecchio sistema, formiamo chi lo usa e restiamo il vostro riferimento quando arrivano dubbi o nuove richieste.
Dipende dai moduli e dalle integrazioni che servono. Dopo l'analisi iniziale vi diamo una proposta scritta con costi e tempi divisi per modulo, così potete partire da quelli essenziali.
Sì. Anagrafiche, articoli e listini sempre, anche da file Excel. Lo storico dipende da quanto il vecchio sistema permette di estrarlo, e lo verifichiamo in analisi, prima di firmare.
È installato sul vostro server e i dati sono vostri, esportabili in qualsiasi momento. Le condizioni di licenza e di proprietà sono scritte chiaramente nel contratto, prima di iniziare.
Sì. Il gestionale invia le fatture al Sistema di Interscambio (SDI) e ne mostra lo stato. Il collegamento con lo SDI lo abbiamo già sviluppato, ed è in uso ogni giorno su un gestionale che abbiamo realizzato. Per la conservazione a norma si usa il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate oppure il vostro conservatore.
Sì. Di solito si parte dal modulo che fa risparmiare più tempo, e il resto si aggiunge quando quello gira bene.
Portateci l'elenco al primo incontro. Vi diciamo quali possono sparire e se, per come lavorate, vi basterebbe un gestionale standard.
